Slik får du en vellykket konferanse
Mange bedrifter jobber med samme type produkter og tjenester. Eller de møter kanskje samme type utfordringer. Det kan derfor være en god idé å arrangere en konferanse. En konferanse med aktuelt faglig innhold og innholdsrike foredrag kan legge til rette for bedre løsninger, godt samarbeid og faglig diskusjon mellom deltakere. På denne type arena har deltakere muligheter til å utvide nettverket sitt og få et stort faglig utbytte av å delta. For å arrangere en vellykket konferanse hvor deltakerne holder interessen og energinivået oppe, er det noen viktige punkter å tenke på:
Tidlig planlegging
Valg av foredragsholdere
Valg av lokale
Underholdning
Markedsføring av konferansen
God tid til planlegging
Når du skal arrangere en konferanse må du starte planleggingen tidlig. Mange ting må på plass for at konferansen skal være vellykket. En konferanse bør ha en rød tråd gjennom hele arrangementet. Det er viktig å velge aktuelle temaer for å trekke deltakere og skaffe engasjerte bidragsytere til å forelese. Hold deg oppdatert i bransjen din, så du vet hvilke temaer folk er engasjert i og opptatt av.
En konferanse er en fin arena der man kan lufte problemområder og ta opp eventuelle løsninger. Dersom du får en god og aktuell agenda for din konferanse, vil det også være lettere å få tak i riktige sponsorer. En gjennomført konferanse viser at planleggingen er strukturert og gjennomtenkt. Det vil gi en trygghet til sponsorene og utvise profesjonalitet til potensielle deltakere. Husk også på å få bestilt alt av promoteringsmateriell tidlig. Hvordan skal sponsorene vises på konferansen? Bannere, plakater eller kanskje goodiebags til gjestene med sponsorsaker i? Dette bør også avgjøres i en tidlig fase av konferanseplanleggingen.
Valg av foredragsholdere til konferansen
Det er viktig å velge riktige foredragsholdere når man arrangerer en konferanse. Her må man gjøre research for å se hvem som kan være aktuelle og som vil bidra til å ta konferansen til nye høyder. Er det noen kandidater som har et spennende engasjement for det aktuelle temaet? Eller kanskje det finnes foredragsholdere som er kjente for å virkelig engasjere publikum? Det kan også være forfriskende med en foredragsholder som kanskje provoserer, og dermed får publikum til å engasjere seg og skape snakk og diskusjoner i etterkant? En annen tilnærming er å vurdere foredragsholdere som har en humoristisk tilnærming til alvorlige temaer. Når man velger foredragsholder, kan det være lurt å finne litt ulike personer som holder foredraget på forskjellige måter. Ved å ha et bredt utvalg foredragsholdere vil sjansen være større for å engasjere og nå ut til flere.
Finn riktig konferanselokale
I planleggingsfasen er det viktig å kartlegge hvor mange potensielle deltakere som vil ha interesse av å delta på konferansen. Dette er det første man bør få en oversikt over før man bestemmer seg for konferanselokale. I tillegg bør man tenke over om man vil ha mulighet til å sette opp stander eller være noe deltakerne aktivt kan holde på med.
Planlegger du en konferanse i Oslo? Det er flere fordeler med å velge et lokale til konferansen i Oslo sentrum, blant annet avstanden til kollektivtrafikk og hoteller/spisesteder. I tillegg er det en del andre faktorer som spiller inn når du skal velge konferanselokale.
Det er viktig å velge et lokale til konferansen som står i forhold til plassen man trenger. Det vil være en stor fordel å velge et lokale som har huset en konferanse på samme størrelse før. Konferanselokalet må også ha fasilitetene i orden, og man bør undersøke de tekniske løsningene de tilbyr på stedet. Forhør deg om alt fra lys, lyd, opprigg, nedrigg til toaletter, servering og garderobemuligheter. I tillegg bør man undersøke hvordan utleier forholder seg til personell på stedet – tilbyr konferanselokalet dette selv eller må man ordne det ved siden av?
Det vil alltid dukke opp uforutsigbare ting ved større arrangementer, og da vil man være glad for å ha med erfarne folk på laget. Mange utleielokaler har også egne avtaler med samarbeidspartnere som kan gagne dere under gjennomføringen av arrangementet, som for eksempel catering, blomsterdekoratør, teknisk support og så videre. Undersøk nøye og ta imot tips og råd fra andre før du velger lokale til en konferanse. Sjekk hva dere kan få med i avtalen, og hvilke tilleggsløsninger konferanselokalet tilbyr for å få det arrangementet du ser for deg. Det er mange gode avtalepakker å forhandle seg til der ute.
Konferanse med underholdning
Mange ønsker underholdning i større eller mindre grad under en konferanse. Et musikalsk innslag for å få opp stemningen eller et stand-up-show for å gi deltakerne et avbrekk fra det faglige. Her er det mange muligheter, og det er selvsagt greit å vurdere hva som vil passe på akkurat din konferanse.
Hva slags type gjester vil velge å delta? Det kan bli mye tungt stoff å ta inn i løpet av en konferanse, og faglige innlegg kan kreve mye konsentrasjon av sitt publikum. Derfor kan det være deilig med noen avbrekk underveis for å holde entusiasmen oppe under hele arrangementet. Det siste man ønsker er å slite ut publikum så det blir en tafatt og energiløs stemning mot slutten.
Det kan også være en idé å finne på noe som deltakerne må ta aktivt del i – på en morsom og uhøytidelig måte. Får man til noe spennende underveis, vil konferansen også bli husket som underholdende på flere måter og det vil skape enda mer interesse for fremtidige arrangement. Et tips kan for eksempel være å leie en komiker som konferansier. Da får du gjerne et vittig, forløsende innslag mellom hver foredragsholder.
Markedsføring av konferansen
Det hjelper lite å ha en super agenda, gode foredragsholdere og knallbra konferanselokale dersom konferansen ikke markedsføres i de rette kanaler. I disse dager kan sosiale medier være et smart sted å begynne. Del informasjon om konferansen på f.eks. LinkedIn og Facebook. Da er det også stor sjanse for at konferansen tipses videre via delinger i sosiale medier. Få folk til å snakke om at du planlegger en konferanse, og spre datoen samt detaljer om arrangementet ut i bransjen. Kjøp gjerne annonseplass på nettsider eller i fagblader.
I noen bransjer vil det kanskje også være naturlig å sende ut epost. Bare sørg for at mottaker har takket ja til å ta imot markedsføring per epost så ikke du irriterer potensielle deltakere. Pass på å promotere foredragsholdere og belys temaer som vil bli tatt opp i markedsføringen. Du ønsker å pirre interessen og nysgjerrigheten til potensielle deltakere. Det er viktig å fronte høydepunktene, slik at interessen for akkurat din konferanse blir så stor som mulig. I noen bransjer er det kanskje også noen fagfolk det vil være et enormt høydepunkt å få med som deltakere. En vellykket konferanse kan potensielt gi nye kunder, nye samarbeidspartnere og øke status ute i bransjen.
Hjelp til planlegging og gjennomføring
Det kan føles ganske overveldende å være ansvarlig for en konferanse. Mange små og store detaljer skal på plass for at alt skal flyte, og det er mye å huske på. Leier du Oslo Event Hub til din konferanse, får du ekspertisehjelp fra en erfaren prosjektleder som jobber dedikert med ditt arrangement. Vi bistår deg i hele prosessen fra A til Å, og sørger for at du og dine gjester får en god konferanseopplevelse. Vi tilbyr skreddersydde løsninger, nettopp fordi vi vet at alle har ulike preferanser og behov. Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale eller for å få et pristilbud.