Seks tips til deg som arrangerer en konferanse

Å arrangere en konferanse i Oslo gir deg mange valgmuligheter og samtidig tilgang til gode aktører. Konferanser i Oslo gjør det mulig for deltakere fra fjern og nær å delta da det er mange overnattingsmuligheter og greit å reise til. Det er mye som skal på plass for å gjennomføre en konferanse, og her er noen hovedelementer listet opp:

• Brainstorming

• Lag en foreløpig agenda

• Leie av konferanselokale i Oslo

• Leie inn forelesere

• Sende ut «Save the date»

• Styling av lokalet

Brainstorming: sett ned en arbeidsgruppe

Så fort du har bestemt deg for å arrangere en konferanse, bør du og teamet ditt sette dere ned og starte planleggingen. Det er lurt å ha en brainstorming om hvilke temaer som er viktige å ha fokus på under konferansen, hvem som burde forelese, hvem det er viktig å invitere, hvor mange deltagere dere vil ta høyde for osv. Når tema og antall er bestemt, har dere kommet langt i forhold til de neste punktene dere skal få i boks. Det å ha teamet i bakhodet gjennom hele prosessen vil gi det hele en rød tråd. Da vil det samme teamet kunne bidra med valg av konferanselokaler i Oslo, forelesere, styling, eventuell underholdning osv.

Lag en foreløpig agenda

Det å få en foreløpig agenda på plass så tidlig som mulig vil være en god rettesnor i forhold til resten av planleggingen. Det kan være vanskelig å lage en form for agenda før dere har forelesere og temaer de skal belyse i boks. Med agendaen kan dere se hvor det vil være fint å legge inn eventuell underholdning, hvor langt opphold det bør være mellom innleggene eller når det bør være bespisning, bare for å gi noen eksempler.

Leie av lokale

Det er utrolig mange konferanselokaler i Oslo å velge mellom, og man kan fort føle seg litt rådvill i jakten på det perfekte konferanselokalet. Det er viktig at du vet hvor mange deltakere det antakeligvis vil bli, og hvilke krav du stiller til teknisk utstyr og sceneplass. Det er viktig at du finner et konferanselokale i Oslo som har den plassen du trenger. Det vil være en fordel å velge et lokale hvor det har blitt holdt konferanser på samme størrelse som det du planlegger. Da vil også utleier ha verdifull erfaring og være i stand til å hjelpe deg på veien. 

Sjekk med utleier om det er mulig å bruke lyd-, lys- og oppriggingsmannskap som har blitt brukt på tidligere konferanser. Du må vite på forhånd hvordan du ønsker at det skal se ut i lokalet. Hva slags møblement skal du ha? Skal det være flere stands rundt i lokalet? Ønsker du flere scener? Ønsker du «egne opplegg» på separate rom? Det er viktig at konferanselokalene møter dine forventninger og at planene kan gjennomføres.

Leie inn forelesere

Når det er bestemt hvilke temaer som er viktige og relevante for fagfeltet er det på tide å lande avtaler med forelesere. Her gjelder det å ha fulgt med i bransjen så du plukker de riktige folkene til å bidra. Om du treffer på tema og foreleser vil konferansen bli en stor suksess. Det er sikkert satt opp et budsjett i forhold til konferansen, så ha noen tanker rundt hvilken sum du tenker det er rom for å bruke som kompensasjon til foreleserne. Dette må du og foreleser komme til enighet om og skrive en avtale på slik at dette er på plass i god tid før konferansen. Undersøk om foreleser har bestemte krav til utstyr eller lignende så du er sikker på at det lar seg gjøre. Endel konferanselokaler i Oslo har også mulighet til å skaffe egne rom til forelesere og de som skal være på scenen. 

Sende ut «Save the date»

Når du har dato, konferanselokale og forelesere på plass så bør du få ut en «Save the date» til de du ønsker skal delta på konferansen. Send gjerne med en foreløpig agenda eller list opp høydepunktene på dokumentet, samt informer om beliggenheten til konferanselokalet. I Oslo er det mange som er vant med å gå på konferanse, og noen har kanskje egne preferanser hvis de må velge mellom to konferanser som kommer på samme dag. Da er det viktig å pirre interessen til mulige deltakere slik at de vil sette av datoen i kalenderen og legge til rette for deltakelse. Poenget med «Save the date» er at folk tidlig får vite om konferansen og noterer seg tidspunktet. Invitasjoner kan sendes ut på et senere tidspunkt med en spikret agenda.

Styling av konferanselokalet

I dagene opp mot konferansen skal konferanselokalet gjøres klart. Da bør du samarbeide tett med de ansvarlige for lys, lyd og opprigg av scene. Det er også til din fordel å være i tett dialog med utleier av konferanselokalet. I Oslo er det mange muligheter til å planlegge noe i forkant eller etterkant av konferansen, som for eksempel et barbesøk på en av Oslos beste barer. 

Dersom utleier har vært med på konferanser flere ganger tidligere, vil du få mye hjelp og veiledning når det begynner å nærme seg. Det kan være en prøvelse å få alt på plass, så snakk med utleier om hvilke planer du ser for deg i lokalet. Du vil som regel få gode råd om hva som lar seg gjennomføre i dine konferanselokaler. I Oslo vil du alltids finne lokaler med erfarne folk som kan hjelpe deg med det aller meste for å få et topp arrangement. Kanskje du til og med får råd som vil gi deg en enda bedre løsning. 

Husk å være tidlig ute dersom du skal bestille markedsmateriell å sette rundt omkring i konferanselokalet. Det kan ofte ta litt tid å få det levert, og det kan også oppstå feil eller dialog frem og tilbake over komposisjonen på de forskjellige produktene osv. Når du setter opp møbler, scener, markedsmateriell og annet må du ha fått en oversikt over rømningsveier så disse ikke er stengt igjen eller dekket til. Det er viktig å ha fokus på sikkerhet med så mange mennesker i et lokale. Igjen er det lurt å forhøre seg med de som leier ut sine konferanselokaler i Oslo.

Vi bistår deg med planleggingen

Oslo Event Hub ønsker å tilby en annerledes konferanseopplevelse i helt nyoppussede og freshe lokaler. Våre konferanselokaler er fordelt på tre etasjer, og rommer nesten 2000 m2. Her kan man arrangere parallellkonferanser eller et heldagsarrangement med konferanse på dagen og påfølgende selskap/bankett.

Hos oss får du et skreddersydd opplegg som er tilpasset deres ønsker og behov. Vi har en profesjonell bookingavdeling med dyktige og erfarne prosjektledere som koordinerer hele arrangementet for deg. Dermed slipper du å forholde deg til ulike leverandører av alt fra mat og serveringspersonale til blomster og markedsmateriell.

Teknisk utstyr

Lokalet er utstyrt med både teleslynge, flere projektorer, lerret og toppmoderne lyd- og lysanlegg. I tillegg har vi noen skikkelig iøynefallende lysinstallasjoner som gir WOW-effekt!