Finn riktig lokale til konferansen

En konferanse krever mye av lokalet. Det kan lønne seg å ta et søk på konferansesenter i Oslo. På et konferansesenter vil alt være tilrettelagt for gjennomføring av en konferanse. Og det finnes mange forskjellige lokaler å velge mellom. Det er noen punkter du bør ha klarhet i før du velger konferansesenter:

• Størrelsen på konferansen

• Omfang av aktivitet

• Tekniske behov

• Bespisning

Konferansens størrelse

Det aller viktigste å ha på plass i starten av planleggingen er hvor stort du ser for deg at arrangementet skal bli. Hvor mange deltakere, hvor mange aktiviteter samtidig osv. Det er mange konferansesenter i Oslo i ulike størrelser, og det er opp til deg som kunde å finne det stedet som tilfredsstiller de behovene du har for ditt arrangement. Vær tydelig når du snakker med utleier så det er helt klart hvilke krav som må møtes for å gjennomføre ditt arrangement. Søk på nettet, reis og se på lokaler og sjekk gjerne med andre som har gjennomført lignende arrangement tidligere for gode råd. Gjør dere kjent med sikkerhetsregler for konferansesenteret dere velger å benytte. Hvor mange deltakere er det lov til å ha med? Ikke blokker nødutganger; dere må vite hvor brannslukningsapparatene er osv.

Omfang av aktivitet

En konferanse kan gjennomføres på mange måter. Når du velger lokale må du vite hvor stort omfang av aktiviteter du kommer til å ha i gang samtidig. Vil det foregå forelesninger, diskusjonsgrupper og seminarer samtidig for å spre folk litt rundt? Eller ønsker du at det skal være søkelys på den samme aktiviteten fra alle deltakerne slik at du på programmet kjører en og en aktivitet? Her har du mange valgmuligheter, men tenk nøye gjennom hvor mange du ønsker skal være til stede på de forskjellige aktivitetene. Dette kan selvsagt avhenge av tema og hvem som er foreleser osv. Finn et konferansesenter i Oslo som tilfredsstiller disse kravene, og som kan tilbyr ulike løsninger for å gjennomføre ditt arrangement.

Valg av forelesere bør også være nøye gjennomtenkt i forhold til tema og aktualitet. Du bør vite at foredragsholderen er engasjerende og vet mye om temaet sitt. Det er viktig å komme med noe nytt eller nye innfallsvinkler på en konferanse. Deltakerne er der for å lære og hente inspirasjon. Dersom du ønsker å skille deg litt ut og holde energien oppe hos deltakerne, kan det være lurt å ha litt andre aktiviteter underveis. Dersom det er tungt faglig innhold under foredragene ønsker du ikke at deltakerne skal være slitne før dagen er ferdig. Ved å ha underholdning som musikkinnslag, stand-up og liknende kan deltakerne få et etterlengtet avbrekk. Ved å velge et konferansesenter i Oslo, eller et stort konferanselokale som er inndelt i flere saler/rom, vil du få gode muligheter til å flytte hele gruppen til et nytt sted for underholdning hvis det er ønskelig. Det kan også være lurt å ha noen stands rundt omkring i lokalet som har søkelys på produkter og informasjon relatert til temaet og den røde tråden i konferansen.

Tekniske behov

De fleste konferansesenter i Oslo har høy standard på utstyr til lokalene. Dette er det viktig å ha kjennskap til før du velger lokale. Det kan bli både dyrt og komplisert dersom du må leie ekstra utstyr utover det som er tilgjengelig i lokalet. De ansatte ved konferansesenteret kjenner nok godt til eget utstyr, men det er ikke sikkert de har samme kunnskap om det blir for komplisert. Det er viktig med god lyd og riktig lys så alle deltakerne får med seg foredragene. Også de som står langt bak i lokalet. Dersom du planlegger en stor konferanse kan det være lurt å ha en storskjerm som viser foredragsholderne. Dette kan det være mange konferansesenter i Oslo som har eller har mulighet til å få tak i til en fin pris. Et stort konferansesenter i Oslo har gjerne samarbeidspartnere som de har gode avtaler med. Dette er også noe du bør sjekke ut så du kan spare penger. 

Lytt til utleier og benytt deg gjerne av ansatte fra konferansesenteret til å hjelpe deg med å ta styringen for å få gjennomført konferansen. Her kan det være mennesker som har vært med på lignende arrangementer mange ganger som har kompetanse og erfaring du vil være takknemlig for. Et konferansesenter med mye utstyr har også ansatte som har kompetanse på lyd og lys. Det er helt nødvendig. Ikke ta inn teknisk utstyr uten å sjekke dette med konferansesenteret, da de også har brannforskrifter å forholde seg til. Disse bør dere sette dere inn i. Les mer om teknikk på konferansen.

Bespisning

Ha gjerne snacks tilgjengelig gjennom hele dagen. Deltakerne kan gjerne bli småsultne og tørste underveis. Her er det også mulighet for å skille seg ut. Hva med å tilby f.eks. popcorn eller slush? Eller ha et større utvalg kaffe så det er mer å velge i enn den tradisjonelle svarte kaffen. De ulike konferansesentrene i Oslo kan sikkert være behjelpelig med å finne på noe som er litt annerledes for å skape blest. 

Det kan også være greit med snacks som gir litt energi, som for eksempel frukt og nøtter. Det er et ordtak som heter «Uten mat og drikke duger helten ikke». Det er veldig sant. De fleste utleiere av konferansesenter i Oslo har tips eller avtaler med cateringbyrå. Noen konferansesentre har kjøkken i lokalet også. Det er i hvert fall viktig å kunne tilby mat under slike arrangement. Husk på å ta hensyn til allergi og spesielle dietter (vegetarianere etc.) når så mange forskjellige mennesker skal være med. Dersom det legges inn en matpause i programmet må du sørge for at det er mulighet for alle deltakerne å skaffe seg mat. Det kan bli mange samtidig, så sjekk gjerne med utleier hvordan dette er blitt løst tidligere på lignende arrangement.

Vi bistår deg med planleggingen

Oslo Event Hub ønsker å tilby en annerledes konferanseopplevelse i det prisbelønte bygget som har huset mye av Norges mest verdifulle kunst. Våre konferanselokaler er fordelt på tre etasjer, og rommer nesten 2000 m2. Her kan man arrangere parallellkonferanser eller et heldagsarrangement med konferanse på dagen og påfølgende selskap/bankett.

Hos oss får du et skreddersydd opplegg som er tilpasset deres ønsker og behov. Vi har en profesjonell bookingavdeling med dyktige og erfarne prosjektledere som koordinerer hele arrangementet for deg. Dermed slipper du å forholde deg til ulike leverandører av alt fra mat og serveringspersonale til blomster og markedsmateriell.