Konferanselokaler

Å planlegge en større konferanse krever mye arbeid og vil nødvendigvis stjele tid fra andre oppgaver du skal gjøre i det daglige. Det er mange detaljer som skal på plass. Hvor ønsker man å holde konferansen? Hvor mange deltakere ønsker man å invitere, og hvor stort konferanselokale trenger man – og ikke minst finnes det konferanselokaler i Oslo i den størrelsen du trenger? Dette er ting man må ta stilling til på et tidlig tidspunkt for å sikre seg det lokalet som egner seg best til konferansen. Når du har tatt høyde for et visst antall deltakere, kan du sette i gang jakten på det perfekte konferanselokalet. I Oslo finnes det et stort antall konferanselokaler som passer for både store og litt mindre arrangementer. Man bør sørge for at lokalet ikke er så stort at det skaper avstand mellom deltakerne, men det bør samtidig være såpass stort at luften ikke blir for tett og man sitter trangt.

Mange foretrekker å leie konferanselokaler med store vinduer som slipper dagslyset inn, men på den annen side er det viktig at ikke dagslyset ødelegger for lesbarheten på skjermer. Det aller viktigste er at lokalet du velger har de fasilitetene man ønsker seg, og gjerne flere tilstøtende rom der man kan få servert kaffe, te og lunsj eller bare strekke på bena i pausene.

Valg av konferanselokaler avhenger dessuten av hva slags type konferanse du skal ha. Skal det være en tradisjonell konferanse, en lansering eller en messe? En messe krever gjerne større konferanselokaler for å få plass til stands av ulike slag, mens lansering av et produkt kanskje ikke krever et like stort lokale. Det kommer selvfølgelig an på hva slags produkt det handler om. Ønsker man beliggenhet i historiske omgivelser, kan man finne flotte konferanselokaler i nærheten av Akershus festning og Kvadraturen, med flere av byens beste og mest ærverdige restauranter som nærmeste nabo.

Dersom formålet med konferansen er å skape blest omkring et spennende og viktig tema eller konsept, er det lurt å finne et navn på arrangementet som vekker oppsikt og nysgjerrighet. Har du kjennskap til en god foredragsholder som jobber med aktuelle problemstillinger eller visjoner som vil passe til konferansens innhold, så lønner det seg å være tidlig ute med bookingen. Det kan også være lurt å ha en god konferansier til å introdusere talere og skape liv og kontrast til det faglige. Så snart man har fått dette i boks, og både har gjesteliste og lokaler klart, bør man være rask med å sende ut invitasjoner med informasjon om tema, foredrag, konferanselokalets beliggenhet og adresse, matservering, fasiliteter og muligheter for overnatting. På den måten sikrer man flest mulig deltakere.

Lag deretter en tidsplan, følg den til punkt og prikke og sørg for å ha et godt budsjett. Kanskje det er en idé å skaffe samarbeidspartnere som enten vil delta eller være sponsorer? Det vil redusere budsjettet betraktelig. Sammen kan dere legge en markedsplan, produsere logo, bannere og et slagord som sier noe om budskapet dere vil formidle. En forutsetning for at konferansen skal bli en vellykket møteplass mellom deltakere og aktører, er nettopp å skape engasjement og begeistring. Dersom man er alene om invitasjonen, kan man sette sammen et prosjektteam til å dele oppgavene mellom seg. Én bør for eksempel ha ansvar for kommunikasjonen og planleggingen med selve konferanselokalet, men en annen får ansvar for foredrag og underholdning og en tredje tar seg av markedsføring og sponsorhåndtering.

Konferanselokaler kan brukes til så mangt – ikke bare til konferanser. Kanskje man som offentlig eller privat arrangør ønsker å holde en større konsert, eller ser etter et lokale på oppdrag fra en bryllupsplanlegger? Da er det ingen ting i veien for å finne gode konferanselokaler til disse formålene. Ofte har profesjonelle konferansesteder det tekniske på plass, ettersom overføring av lyd og bilde er en essensiell del av en konferanse. Ta kontakt med det ønskede lokalet og forhør deg om hva de kan tilby av teknisk utstyr, eller om de eventuelt har egne kontakter som formidler dette. De største konferanselokaler har gjerne også folk til å rigge både stands, scener og annet.

Uansett hva formålet er med leien av lokalet, bør man ta en tur på befaring for å danne seg et bilde av hvordan arrangementet vil se ut i det lokalet man velger. Dersom arrangementet skal vare i et par dager, kan man høre med de som driver konferanselokalet om de har egne «pakkeløsninger» som ivaretar gjestenes behov, som innkvartering på hotell samt lunsj- og middagsmenyer. Enkelte konferanselokaler vil også kunne være behjelpelige med alt det praktiske til en bankett eller fest om kvelden. Se også etter om de har et fint inngangsparti der man kan ønske velkommen, og hvor gjestene får den nødvendige informasjonen de trenger. Skal man ha fest i konferanselokalene på kveldstid, er det hyggelig med et inngangsparti der man kan servere en velkomstdrink!

Det er mange praktiske grunner til å legge konferansen til Oslo sentrum. Ikke bare har man et stort antall konferanselokaler å velge mellom her; det er også enkelt å komme seg til Oslo S med tog eller flytog og derfra videre til konferanselokalet – enten via kollektivtransport eller til fots.

En annen fordel ved å velge Oslo som konferansested, er tilgangen til hoteller. Velg gjerne et konferanselokale som er tilknyttet et hotell der gjestene kan innkvarteres, og er det ikke det, kan man finne et stort utvalg av hoteller midt i sentrum som gir gode tilbud ved gruppebestillinger. Ved å leie et av konferanselokalene midt i hjertet av Oslo gir man samtidig gjestene anledning til å oppleve hovedstaden på nært hold. Da kan de stikke ut i pausene og nyte en kaffe på kafé, shoppe litt i butikker eller ta en tur på operataket.

Langs Bjørvika skjer det mye nytt og spennende. Oslo har blitt en moderne hovedstad med en rivende byutvikling, noe Barcode og Sørenga er et synlig bevis på. Her finner man alt fra badstuer med panoramautsikt, mathallen Vippa, badestrand og et yrende kaféliv. Og om kvelden ligger alt til rette for kulturelle opplevelser eller en natt på byen, for dem som ønsker det. Oslo ligger høyt på listene over byer å besøke – og her er det gåavstand til det meste. Hva er vel da mer perfekt enn å legge konferansen så sentralt som mulig, og på den måten få mulighet til å vise dine gjester alt hva Oslo har å by på?

Lykke til med arrangementet!

For en arrangør er det viktig at alt fungerer som det skal på selve konferansedagen, og stedet for arrangementet blir dermed avgjørende for hvorvidt din konferanse blir en suksess. Vi setter dine behov først og tilrettelegger opplegget etter dine ønsker og behov. Vi har også lang erfaring med alle typer konferanser og events, og bidrar gjerne med råd og tips for å få de beste løsningene. Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale eller for å ta en titt på lokalene. Sammen finner vi frem til de beste løsningene slik at du som arrangør får et velplanlagt og vellykket arrangement.