Konsert

5 tips til deg som skal arrangere konsert

Å arrangere konsert krever mye av et lokale og dets fasiliteter, og det er mye som skal på plass. Dette er noen av hovedpunktene du må huske på for å få en vellykket konsert:

• Plassforhold i lokalet

• Artisten(e)

• Kjøreplan

• Lyd og lys

• Vakthold og brannsikkerhet

Plassforhold i konsertlokalet

Et lokale som skal brukes til å arrangere konserter må selvsagt ha god nok plass til scene og alt teknisk utstyr det er behov for. Konsertlokalet må også være tilpasset antall gjester. Hvor stor scene det er behov for avhenger av artisten(e). Hvor mange instrumenter skal det være plass til; Hvor mye utstyr ønsker artisten(e) å ha på scenen? 

Noen utleielokaler har også folk til å rigge opp og ned scenen dersom det er et lokale som ikke har en scene fra før. Dersom dette ikke er tilfelle, må du også sørge for å ha folk som kan gjøre denne jobben. I sammenheng med utstyret kan det være veldig lurt å velge et lokale til konserten hvor det ikke er for tungt og kronglete å få utstyret båret inn og ut av lokalet. Det er også viktig å være obs på at utstyr som f.eks. skal henge fra taket må det være sertifisert av et godkjent firma. 

Du må kjenne sikkerhetsreglene rundt rigging av en scene og lokalet ellers i planleggingen av en konsert. Dette er en krevende prosess, og vi anbefaler at du gjør god research før du bestemmer deg for hvilket lokale du ønsker å leie til konserten. Det er for eksempel viktig at det er lett å holde flyten bant publikum og at det ikke oppstår flaskehalser omkring i lokalet. Det må legges opp til at gjestene på best mulig måte kan bevege seg rundt i lokalet under en konsert. Det er viktig å beregne god plass til billettkontroll, garderobe, bar og ved toalettene. Det er også absolutt nødvendig med en viss flyt i forhold til f.eks. brannsikkerhet. 

Artisten(e)

Når du ønsker å booke en artist(er) til en konsert lønner det seg å være ut i god tid, spesielt rundt festivaltider og andre populære sesonger for konsert. Artister legger ofte planer for konserter og turneer tidlig, og de største har gjerne kalenderen full ett eller to år frem i tid. Hvor mange mennesker som er involvert i artistens virke er avhengig av hvor stor artisten er. 

Ofte går bookingen via en bookingagent. Undersøk hvem som er rett person å henvende seg til når du ønsker å sende en forespørsel til din konsert. Ha en klar oversikt over budsjettet for konserten så du er sikker på at du har det økonomiske på plass. Under selve konserten er det viktig å ha en romslig garderobe eller et eget rom i lokalet til backstage, som artisten(e) kan oppbevare klær/kostymer, eiendeler etc. Enkelte artister kan også ha behov for å skifte underveis i konserten. Backstage-området må være plassert slik artisten(e) ikke må passere via publikum for å komme på scenen. 

De fleste artister har spesielle krav til hva slags mat og drikke de ønsker fremsatt, og kan også ha andre ønsker og behov for å delta på en konsert. Det er viktig å vite at du kan imøtekomme artistenes krav før du booker dem inn. Når du booker artist bør du også se over dennes rider (behovsliste). Rider gjelder både tekniske behov samt ikke-tekniske behov (snacks, mat overnatting etc.) Dersom det er en kravstor rider kan du selvsagt prøve å forhandle, da dette anses som en ønskeliste fra artisten. Sjekk også om artisten sørger for backline selv eller om det er noe du som arrangør må stå for. Det er viktig at alle som er involvert i konserten er klar over avtalen som er gjort med artisten. Få dette skriftlig godkjent av begge parter (deg som arrangør og bookingfirmaet eller manageren til artisten), slik at det ikke oppstår noen uenigheter under selve konserten eller i etterkant.

Riktig utstyr til konserten

Det er utrolig viktig å ha fagfolk som kjenner det tekniske utstyret i lokalet du har valgt til din konsert. Lyd og lys er det viktigste som må være på plass i forbindelse med en konsert, og utstyret må stå i stil med konserten. Det er for eksempel mange som har hatt negative opplevelser på konsert på grunn av dårlig lyd, og det er noe du helst vil unngå. Man betaler gjerne mye for en konsertbillett og forventningene er derfor store til at konserten skal være av topp kvalitet.

Mange utleielokaler har avtaler med faste teknikere som de bruker til sine konserter. Dette kan det være lurt å undersøke før du bestemmer deg for lokale til din konsert. Forhør deg om 1. hva slags utstyr du trenger (dette vet gjerne artisten/arrangøren) og 2. hvorvidt lokalet kan tilby det nødvendige tekniske utstyret. Dersom lokalet har faste lyd- og lysteknikere, kjenner de godt til lokalet og utstyret som trengs for å skape den beste konsertopplevelsen. 

Det er viktig å ha en teknisk spesifikasjon på plass så det er dokumentert hva som er nødvendig av utstyr i forhold til lokalet. Vær obs på at det er egne sikkerhetsregler i forbindelse med oppheng av lys. Lys kan også generere varme så brannsikkerheten må tas i betraktning når lys settes opp. Dette skal konsertlokalet ha kontroll på, men det er ditt ansvar som arrangør at forskriftene følges. Artisten(e) har gjerne egne preferanser når det kommer til lyd og lys, så fagfolk bør være på plass så tidlig som mulig. Ingenting er bedre enn både fornøyde gjester og artister.

Vakthold og brannsikkerhet

Det er viktig å ha et vakthold på plass under en konsert. Det kan oppstå ulike situasjoner hvor det er nødvendig å gripe inn, og dette skal gjøres av opplærte vakter. Lokalet du velger til din konsert skal ha kontroll på hvor mange vakter som kreves i henhold til gjeldende lover og forskrifter. 

Det er også viktig å ta brannsikkerheten på alvor. Brann i et konsertlokale kan få katastrofale konsekvenser, og det er derfor viktig å ha gode rutiner og en kriseplan, som du sannsynligvis ikke får bruk for. Det er viktig å ha forebygging av brann med i bakhodet under hele prosessen; fra planlegging og rigging til selve konserten. Det er også viktig å ha gode rutiner for varsling og slukking. Et godt brannvarslingssystem og opplæring i brannslukking av alle involverte i produksjonen. Forhør deg med konsertlokalet om de har rutinene for både vakthold og brannsikkerhet på plass. Det er gjerne vaktene som også får ansvaret for brannsikkerheten.

Kjøreplan

Å ha en kjøreplan er utrolig viktig for en vellykket gjennomføring av konserten. En kjøreplan består av en detaljert plan med klar oversikt over hva som skal gjøres og hvem som har ansvar for hva. En viktig del av kjøreplanen er også å skrive inn kontaktpersoner med telefonnummer. Jo mer oversiktlig kjøreplanen er utformet, jo enklere er det å ha oversikt over alt som skal gjøres, og hvem som skal gjøre det. Pass på at kjøreplanen blir levert ut til alle ansvarspersoner i god tid.

Vi har erfaring med å arrangere konsert

Oslo Event Hub er et stort og fleksibelt lokale på omtrent 2000 m2 med flere rom og soner som kan brukes til backstage, barområde og selve konserten. Vi har blant annet erfaring med å arrangere konserter i forbindelse med Øyanatt og andre anledninger. Lokalet har toppmoderne teknisk utstyr på plass, spesielt med tanke på konsertavvikling. 

Ta kontakt for en uforpliktende samtale, og kom gjerne for å ta en titt på lokalene.